Zahnarztpraxen und Dentallabore stehen vor wachsenden Herausforderungen: Der Fachkräftemangel, steigende regulatorische Anforderungen und eine zunehmend komplexe Schicht- und Arbeitszeitplanung erschweren den reibungslosen Praxisbetrieb. Gleichzeitig erwarten Patienten eine hohe Servicequalität und kurze Wartezeiten – ein Anspruch, der ohne effiziente Personalsteuerung schwer zu erfüllen ist.

Die digitale Zeiterfassung und Dienstplanung bieten eine moderne Lösung, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und Personal effizient einzusetzen. Statt handschriftlicher Arbeitszeiterfassungen oder umständlicher Excel-Tabellen ermöglichen automatisierte Systeme eine transparente, fehlerfreie und rechtskonforme Arbeitszeiterfassung. Gleichzeitig lassen sich Schichten flexibel organisieren, sodass kurzfristige Änderungen ohne Chaos bewältigt werden können.

Rechtliche Grundlagen: Was müssen Zahnarztpraxen beachten?

Die Digitalisierung der Zeiterfassung ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine gesetzliche Notwendigkeit. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet Arbeitgeber dazu, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig und systematisch zu erfassen. Auch für Zahnarztpraxen bedeutet das: unsortierte manuelle Aufzeichnungen reichen nicht mehr aus – es braucht eine zuverlässige, transparente Lösung.

Arbeitszeitgesetz und Dokumentationspflichten

Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass:

• die tägliche Arbeitszeit erfasst wird
• Ruhepausen und Höchstarbeitszeiten eingehalten werden
• Überstunden dokumentiert und vergütet werden.

Gerade in Zahnarztpraxen, wo Personal häufig flexibel eingesetzt wird, sind detaillierte Arbeitszeitnachweise entscheidend. Fehlerhafte oder lückenhafte Dokumentationen können bei Kontrollen zu Bußgeldern und arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.

Datenschutz und digitale Systeme

Beim Einsatz digitaler Zeiterfassungssysteme müssen auch Datenschutzrichtlinien berücksichtigt werden. Mitarbeiterdaten fallen unter die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), was bedeutet, dass

• Zeiterfassungsdaten sicher gespeichert und verarbeitet werden müssen
• nur autorisierte Personen Zugriff haben dürfen
• die Erfassung transparent und nachvollziehbar sein muss.

Digitale Lösungen bieten hier klare Vorteile: Automatische Aufzeichnungen reduzieren menschliche Fehler, minimieren Manipulationsrisiken und sorgen für eine rechtskonforme Verwaltung der Arbeitszeiten.

Integration mit Lohnabrechnung und Schichtplanung

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Anbindung an bestehende Systeme. Eine effiziente Zeiterfassung sollte nahtlos mit Lohnbuchhaltung und Dienstplanung verknüpft sein, um Doppelaufwand zu vermeiden und Fehlberechnungen bei Zuschlägen oder Überstunden zu verhindern. Da Zahnarztpraxen und Labore oft mit Teilzeitkräften, Aushilfen oder sogar freien Mitarbeitern arbeiten, hilft eine automatisierte Lösung, Abrechnungen korrekt und gesetzeskonform zu erstellen.

Digitale Zeiterfassung: Vorteile und Möglichkeiten

Der Wechsel von manuellen Arbeitszeiterfassungen zu digitalen Systemen bringt mehr Präzision, Transparenz und Effizienz. Zahnarztpraxen profitieren davon, dass Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden automatisch erfasst und in Echtzeit verwaltet werden können – ohne aufwendige Nachbearbeitung oder Korrekturen.

Warum digitale Zeiterfassung die bessere Wahl ist

Die manuelle Dokumentation über Papierlisten oder Excel-Tabellen ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch unpraktisch. Häufig fehlen einheitliche Standards, und handschriftliche Notizen können leicht verloren gehen oder manipuliert werden. Digitale Systeme bieten dagegen klare Vorteile:

• automatische Zeiterfassung
• transparente Dokumentation
• Zugriff in Echtzeit
• rechtskonforme Speicherung.

Welche Methoden gibt es?

Digitale Zeiterfassungssysteme sind flexibel und passen sich den Bedürfnissen von Zahnarztpraxen und Laboren an. Zu den gängigen Methoden gehören:

• Stationäre Terminals mit Chip- oder Kartenerfassung direkt am Arbeitsplatz
• Mobile Apps, die Mitarbeitern erlauben, ihre Zeiten über das Smartphone zu erfassen
• Biometrische Systeme, die über Fingerabdruck oder Gesichtserkennung funktionieren

Effiziente Dienstplanung: Mehr Zeit für Patienten, weniger Stress im Team

Eine gut durchdachte Dienstplanung ist essenziell für den reibungslosen Ablauf in Zahnarztpraxen und Dentallaboren. Fehlende Struktur führt schnell zu Personalmangel, Überlastung einzelner Mitarbeiter und ineffizienter Ressourcennutzung. Digitale Lösungen helfen, Schichten vorausschauend zu planen und kurzfristige Änderungen flexibel zu managen.

Flexibilität durch digitale Schichtplanung

Traditionelle Dienstpläne auf Papier oder in Excel sind statisch und schwer anzupassen. Digitale Systeme ermöglichen eine dynamische Schichtplanung, bei der Änderungen in Echtzeit vorgenommen werden können.

Vorteile sind unter anderem:

• schnelle Reaktionsmöglichkeiten auf Ausfälle oder kurzfristige Engpässe,
• automatische Berücksichtigung von Qualifikationen – etwa, wer für bestimmte Behandlungen oder Laboraufträge eingeteilt werden kann,
• übersichtliche Darstellung von Arbeitszeiten für das gesamte Team, um Doppelbesetzungen oder Fehlplanungen zu vermeiden.

Mitarbeiterverfügbarkeit und transparente Kommunikation

Ein großes Problem in der Personalplanung ist die mangelnde Abstimmung mit den Mitarbeitern. Moderne Planungssysteme bieten Funktionen wie

• Mitarbeiter-Self-Service, bei dem Teammitglieder Schichten tauschen oder Verfügbarkeiten selbst eintragen können,
• automatische Benachrichtigungen über Dienstplanänderungen, um Missverständnisse zu vermeiden,
• zentrale Übersicht für Praxisleitung und HR, um Schichten effizienter zuzuweisen

Entlastung für das gesamte Team

Ein durchdachtes Dienstplanungssystem bedeutet weniger administrativen Aufwand, weniger Stress für das Personal und letztlich eine bessere Patientenbetreuung. Mitarbeitende wissen frühzeitig, wann und wo sie eingeplant sind, und spontane Anpassungen können ohne Chaos umgesetzt werden.

Anwendung in unterschiedlichen Praxisgrößen: Welche Lösung passt?

Nicht jede Praxis, jedes Labor oder jedes Unternehmen hat die gleichen Anforderungen an eine digitale Dienstplanung und Zeiterfassung. Während kleinere Praxen oft nur eine übersichtliche Lösung für wenige Mitarbeiter benötigen, müssen größere Einrichtungen mehrere Schichten, Fachbereiche und Standorte koordinieren. Die Wahl des richtigen Systems hängt von der Größe und den individuellen Anforderungen der Praxis ab.

Kleine Praxen: effiziente Verwaltung mit minimalem Aufwand

Einzelpraxen oder kleinere Teams haben meist einen überschaubaren Dienstplan, doch auch hier entstehen Herausforderungen durch Urlaubsvertretungen, Krankheit oder unerwartete Ausfälle. Eine einfache digitale Zeiterfassung mit automatisierter Schichtplanung kann bereits große Erleichterung bringen.

Empfohlene Funktionen:

• digitale Zeiterfassung per App oder Terminal für einfache Arbeitszeiterfassung
• Mitarbeiter-Self-Service zur Eintragung von Verfügbarkeiten und Urlaubsanträgen
• automatische Berechnung von Überstunden und gesetzeskonforme Dokumentation

Mittelgroße Praxen & Medizinische Versorgungszentren (MVZ): Mehr Koordination nötig

Praxen mit mehreren Behandlern, Assistenzen und Verwaltungsmitarbeitern müssen komplexere Dienstpläne erstellen, da verschiedene Schichten, Qualifikationen und Arbeitszeiten berücksichtigt werden müssen.

Empfohlene Funktionen:

• automatische Schichtplanung mit Qualifikationszuweisung (z. B. Fachzahnarzt, Assistenz, Verwaltung)
• Echtzeit-Dashboards zur Überwachung der Anwesenheit und Engpässe
• Integration mit Lohnabrechnungssystemen zur schnellen Gehaltsabrechnung

Labore: Kombination aus Projekt- und Schichtplanung

Labore arbeiten oft mit Projekt- und Auftragssteuerung, wodurch sich die Anforderungen von klassischen Zahnarztpraxen unterscheiden. Flexible Arbeitszeiten und die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen sind hier essenziell.

Empfohlene Funktionen:

• dynamische Dienstplanung für Projektteams,
• Zeiterfassung mit Auftragsbezug, um Arbeitszeiten direkt Projekten zuzuordnen,
• Automatische Arbeitszeitprotokolle, um Nachkalkulationen und Abrechnungen zu erleichtern.

Best Practices und Handlungsempfehlungen

Der erfolgreiche Einsatz einer digitalen Zeiterfassung und Dienstplanung hängt nicht nur von der richtigen Software ab, sondern auch von einer durchdachten Implementierung. Damit Zahnarztpraxen und Dentallabore das volle Potenzial digitaler Lösungen ausschöpfen, sollten sie einige bewährte Praktiken beachten.

1. Klare Anforderungen definieren

Bevor eine digitale Lösung eingeführt wird, sollten Praxen analysieren, welche Funktionen sie wirklich benötigen. Wichtige Fragen dabei sind:

• Wie komplex ist unser Schichtmodell?
• Welche Anforderungen gibt es für die Arbeitszeiterfassung?
• Soll die Software mit Abrechnungssystemen oder der Lohnbuchhaltung verknüpft sein?
• Je klarer die Anforderungen, desto gezielter kann eine passende Lösung gefunden werden.

2. Akzeptanz im Team schaffen
Die beste Software bringt wenig, wenn Mitarbeitende sie nicht akzeptieren oder nicht richtig nutzen. Offene Kommunikation ist entscheidend:

• frühzeitige Information über die Einführung neuer Systeme,
• Schulungen und Einweisungen, um Berührungsängste zu vermeiden,
• Mitarbeiter-Self-Service nutzen, damit das Team aktiv an der Dienstplanung mitwirken kann.

3. Prozesse automatisieren und integrieren

Die größte Effizienzsteigerung entsteht, wenn Zeiterfassung, Dienstplanung und Abrechnung nahtlos zusammenarbeiten. Unternehmen sollten darauf achten, dass die eingesetzte Software:

• Arbeitszeiten automatisch in die Lohnabrechnung überträgt
• Schnittstellen zu anderen Praxisverwaltungssystemen bietet
• Echtzeit-Übersichten für bessere Personalentscheidungen ermöglicht.

4. Datenschutz und Compliance beachten

Da Arbeitszeitdaten unter die DSGVO fallen, ist es wichtig, ein System zu wählen, das sichere Speicherung und Zugriffskontrollen bietet. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sollte regelmäßig überprüft werden, um Strafen oder Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

5. Erfahrungswerte regelmäßig auswerten

Nach der Einführung eines neuen Systems sollten Verantwortliche regelmäßig prüfen, ob die Erwartungen erfüllt wurden und wo Optimierungspotenzial besteht. Praxisleiter sollten dazu:

• Feedback vom Team einholen
• Kennzahlen zur Planungseffizienz und Fehlerreduktion auswerten
• die Prozesse kontinuierlich anpassen, um langfristig Effizienzgewinne zu erzielen.

Warum sich der Umstieg lohnt

Die Anforderungen an eine präzise Zeiterfassung und Dienstplanung in der Zahnmedizin steigen kontinuierlich. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig, zeitaufwendig und oft nicht mehr rechtskonform. Digitale Lösungen bieten eine effiziente Möglichkeit, Arbeitszeiten transparent zu erfassen, Schichtmodelle flexibel zu gestalten und den Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren.

Unabhängig von der Praxisgröße profitieren Zahnarztpraxen und Labore von:

• automatisierter, fehlerfreier Zeiterfassung – weniger manuelle Nachbearbeitung und höhere Genauigkeit
• dynamischer Schichtplanung, die auf Personalausfälle und spontane Änderungen reagieren kann,
• optimierter Ressourcenplanung, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und das Team effizient einzusetzen.

Der Umstieg auf eine digitale Lösung bedeutet nicht nur eine Entlastung für Praxisleitung, sondern auch mehr Transparenz und Planbarkeit für das gesamte Team. Wer frühzeitig in eine moderne Zeiterfassung und Dienstplanung investiert, stellt die Weichen für eine effizientere und zukunftssichere Praxisorganisation.

Alexander Schäf, München

Alexander Schäf ist Content-Marketing-Manager bei Compleet. Mit umfassender Erfahrung in den Bereichen Personalplanung, Zeiterfassung und Prozessautomatisierung beschäftigt er sich mit den neuesten Trends in der Arbeitswelt und deren technologischen Entwicklungen. Sein Fokus liegt darauf, Unternehmen praxisnahe Einblicke in die Digitalisierung der Personalarbeit zu geben und Lösungen für effiziente Arbeitsabläufe aufzuzeigen.

Über Compleet

Die Compleet suite vereint Experten-Weblösungen für Workforce Management, Lieferantenmanagement und Recruiting in einem Datenkreislauf. Mit den Tools kann zum Beispiel verfolgt werden, wann, wo und an welchem Projekt welche Mitarbeitenden im Unternehmen gerade arbeiten. Dank Automatisierungen erledigt die Software-Lösung wiederkehrende operative Arbeiten. Das Münchner Unternehmen ist Ansprechpartner, wenn es um Themen des Workforce-Managements, Vendor-Managements und Recruiting-Lösungen geht. Mehr Informationen auf der Internetseite des Unternehmens.