Fast 80 Prozent der Zahnarzt- und Arztpraxen erledigen ihre Abrechnung intern – das ergab eine Umfrage des PKV Instituts unter 182 ZFA und MFA. Die überwiegende Mehrheit (ZFA 63,63 Prozent, MFA 69 Prozent) gab dabei an, dass die Abrechnung viel Zeit kostet. Mehr als ein Drittel der befragten MFAs (34 Prozent) und fast 20 Prozent der ZFAs berichteten zudem von häufigen Fehlern, die in der Abrechnung passieren.

Abrechnungsmanagerinnen und Abrechnungsmanager im Praxisteam können zum wirtschaftlichen Erfolg der Praxis beitragen, indem die Abrechnung korrekt und vollständig erledigt und berechtigte Honoraransprüche gesichert werden. Mehr als 70 Prozent der befragten ZFAs, aber nur 22 Prozent der MFAs gaben an, eine Abrechnungsmanagerin beziehungsweise einen Abrechnungsmanager im Team zu haben.

Entspannter Umgang mit Verrechnungsstelle

So entspannt und souverän wie heute telefonierte Kerstin Teske nicht immer mit ihrer regionalen Privatärztlichen Verrechnungsstelle (PVS). Noch vor wenigen Jahren verstand die MFA oft „nur Bahnhof“ im Gespräch mit der PVS und entschied sich deshalb zu einem berufsbegleitenden 6-monatigen Fernlehrgang zur Abrechnungsmanagerin in der Arztpraxis. Heute spricht sie auf Augenhöhe mit den externen Abrechnungsprofis.

Anderen Praxisteams rät die erfahrene MFA, zuerst die Weiterbildung eines Teammitglieds zur Abrechnungsmanagerin oder zum Abrechnungsmanager als Option zu prüfen, bevor die Abrechnung ausgelagert wird: „Ohne fundierte Abrechnungskompetenz in den eigenen Reihen können abrechnungsfähige Leistungen leicht verloren gehen. Die Verrechnungsstellen haben keinen Einblick in unsere Dokumentationslücken. Sie könnten auch gar nicht den Aufwand treiben, unsere vergessenen Leistungen aufspüren.“

Leistungsgerechte Abrechnung dank lückenloser Dokumentation

Die erste halbe Stunde jedes Arbeitstages verbringt die Praxis- und Abrechnungsmanagerin mit der Sicherstellung der Dokumentation des vergangenen Tages. Lücken füllt sie zeitnah durch Nachfragen bei ihren beiden Teamkolleginnen und hält sie an, in der Dokumentation dieselbe Sorgfalt wie im Umgang mit Patientinnen und Patienten anzuwenden. „Viele MFA sind am Patienten top, vernachlässigen aber die genaue Dokumentation, die zur vollständigen Abrechnung notwendig ist. Ihnen ist nicht ausreichend bewusst, dass die Praxis auch ein Unternehmen ist. In einem helfenden Beruf ist es nicht das oberste Ziel, möglichst viel abrechnen zu können. Aber eine vollständige Abrechnung ermöglicht es uns, auch weiterhin vernünftig arbeiten und unseren Patientinnen und Patienten die bestmögliche medizinische Versorgung bieten zu können. Eine korrekte Abrechnung ist Überlebensgrundlage für jede Praxis.“

Interne Abrechnung hat viele Vorteile

Seit sie Abrechnungsmanagerin ist, hat Teske den praxisinternen Scheinwert, das ist der durchschnittliche Umsatz, der pro Patient bzw. Patientin pro Quartal erzielt wird, um 50 Prozent erhöht, bei der Privatabrechnung das Ergebnis innerhalb kurzer Zeit verdoppelt. Und nicht nur finanziell sieht die MFA Vorteile: „Man behält selbst die Kontrolle und macht sich nicht abhängig von externen Dienstleistern.“

Auch in Sachen Patientenorientierung bevorzugt sie die hauseigene Abrechnung von Privatleistungen: „Patientinnen und Patienten ist eine Rechnung vom behandelnden Arzt, der die Leistung erbracht hat, oft sympathischer als von einem ihnen unbekannten Dienstleistungsunternehmen. Und gerät jemand mit der Zahlung in Verzug, ist ein kurzer Anruf aus der Praxis oft der bessere Weg als ein automatisiertes Mahnverfahren.“

„Als Abrechnungsmanagerin machen Sie sich unersetzlich“

Die Abrechnung zu erledigen, kostet viel Zeit – das sagten etwa 63 Prozent der befragten ZFA. 18 Prozent der ZFAs berichten zudem von häufigen Fehlern in der Abrechnung. Trotzdem erlebt die überwiegende Mehrheit (54,55 Prozent) in ihren Praxen ein geringes Interesse an Weiterbildung in diesem Bereich. Dass eine Abrechnungsfachkraft leicht zu finden sei, glauben allerdings nur etwa 7 Prozent der ZFA. „Als Abrechnungsmanagerin machen Sie sich für die Praxis unersetzlich“, sagt Teske: „Sich da reinzuhängen, lohnt sich – für sich selbst und für die Praxis.“

Eine Praxisleitungen tun gut daran, ihren Mitarbeitenden Zutrauen zu signalisieren und sie zur Weiterbildung in der Abrechnung zu motivieren: In der Umfrage gaben 22,7 Prozent der ZFA an, dass die Praxisleitungen ihnen die Abrechnung häufig nicht zutrauen. Die Grundlagen der Abrechnung sollten ZFA im Team beherrschen, damit die Praxis keine Krise erleben muss, weil die Abrechnungsmanagerin oder der -manager plötzlich ausfällt. Teske führt in ihrer Praxis ein eigenes Handbuch für die Abrechnung, in dem auch Kolleginnen, Kollegen und Praxisleitung jederzeit nachschlagen können.

Kann eine Abrechnungssoftware Fachkompetenz ersetzen?

81,82 Prozent der befragten ZFA, aber nur 37 Prozent der befragten MFAs gaben an, in ihrer Praxis eine spezielle Abrechnungssoftware zu nutzen. Rund 18 Prozent der ZFA zeigten sich sogar überzeugt, dass ihre Abrechnungssoftware das eigene Fachwissen zur Abrechnung überflüssig macht. Diesen Standpunkt teilten nur 8 Prozent der MFA. „Computerprogramme testen auf Plausibilität“, sagt Teske: Aber wenn ein Bauchultraschall eingegeben wird, fragen sie nicht wie eine ausgebildete Abrechnungsmanagerin aktiv nach: Wurde der Bauch auch abgetastet? Wurde der Darm abgehört? Gab es Bedingungen, die die Untersuchung erschwert haben? Wurde ein komplettes Organsystem untersucht? „Die Maschine ist nur so fit wie der Mensch, der davorsitzt.“

Berufsbegleitende digitale Weiterbildung ohne Mehrkosten

In Deutschland fördert das Qualifizierungschancengesetz (QCG) Weiterbildungsmaßnahmen für Berufe, deren Branche sich wandelt, unter anderem die der ZFA. Für die Fernlehrgänge Zertifizierte Abrechnungsmanagerin beziehungsweise Zertifizierter Abrechnungsmanager in der Zahnarztpraxis können Praxen mit bis zu 100 Prozent Förderung, also voller Kostenübernahme durch die Bundesagentur für Arbeit, rechnen.

Der Fernlehrgang erfordert keinerlei Präsenztermine und kann ortsunabhängig absolviert werden. Die Lektionen erhalten die Teilnehmenden als PDF im digitalen Lerncampus und zusätzlich gedruckt als Buch per Post. Mit zusätzlichen Übungen, Lehrvideos und Online-Seminaren im Lerncampus wird das neu gewonnene Fachwissen vertieft.

Nach jeder Lektion gibt es einen Verständnischeck, um Lernerfolge zu kontrollieren und Lücken zu schließen. Auch die Abschlussprüfung absolvieren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bequem von zu Hause aus. Teilnehmerbetreuerinnen und -betreuer sowie Abrechnungsexpertinnen und -experten begleiten sie persönlich durch den gesamten Fernlehrgang. Weitere Informationen zur Förderung sowie zu den Inhalten der Fernlehrgänge und Leseproben beim PKV Institut.

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