Über die Jahre „sammelt“ sich in einer Zahnarztpraxis eine Vielzahl von Softwarelösungen. Das berichtet auch Dr. Markus Spörl, der in zweiter Generation die Zahnarztpraxis Dr. Spörl & Kollegen in Lauf a. d. Pegnitz führt. In der Praxis hatten sich mit dem Ziel der Digitalisierung und Prozessoptimierung im Laufe der Jahre sechs verschiedene Insellösungen von genau so vielen unterschiedlichen Anbietern ‚angehäuft‘ – eine nicht ganz alltägliche ‚EDV-Bestandsaufnahme‘. Zum Jahreswechsel 2021/2022 erfolgte in der Praxis dann mit der Integration von CGM Z1.PRO erstmals nach 40 Jahren eine Komplett-Umstellung der zahnärztlichen Software.

Das vorherige Standard-Praxisverwaltungssystem (PVS) hatte bereits Praxisgründer Dr. Klaus-Dieter Spörl vor vier Jahrzehnten eingeführt.  Es blieb auch nach der Praxisübergabe an den Sohn bis zum Jahresende 2021 im Einsatz. Parallel zum Praxiswachstum waren über die Jahre Prozessoptimierungen durch eine Anamnese-/Aufklärungssoftware, einen Recall-SMS-Dienst, eine Bestell-/Materialverwaltungssoftware und die eigene Weiterentwicklung eines Microsoft-Onlinekalenders erfolgt.  

Schluss mit der digitalen System-Diversität   

Als dann die Einführung der Kieferorthopädie als letztes Behandlungsspektrum im Gesamtversorgungskonzept der Praxis im Jahr 2021 geplant wurde, stellte sich heraus, dass hierfür ein zweites PVS erforderlich war, das sich allerdings nicht in das vorhandene ‚alte‘ PVS integrieren ließ. Das Fazit: Zeit für einen Anbieterwechsel: „Sowohl die Kostenintensität als auch die Probleme mit IT-Schnittstellen und die schwierige Zusammenarbeit mit den einzelnen Anbietern waren nicht mehr akzeptabel, sodass ein möglichst großer Gesamtanbieter gesucht wurde, der alle Schwierigkeiten mit möglichst einem System beseitigen sollte!“, so Dr. Spörl.

Erst die akribische Analyse …

Auf Excel-Gegenüberstellungen von Anschaffungs- und Technikerkosten und die Analyse monatlicher Gebühren der Einzelanbieter folgte der Vergleich von Kosten und Paketauswahl der infrage kommenden Gesamtanbieter. Dazu kam eine Arbeitsplatzkalkulation zu anderen Gebührenmodellen und die Abklärung der Kündigungszeiträume der bisherigen Einzelanbieter. Was sich als besonders wertvoll für den Anbietervergleich erwies, waren auch die Gespräche mit den ‚eigenen‘ Abrechnungsmitarbeiterinnen, die ihre Vorerfahrungen mit den verschiedensten Systemen einbrachten. Spörls Empfehlung an alle Kolleginnen und Kollegen: Unbedingt auf diese authentische Quelle zurückgreifen!

… dann die eindeutige Entscheidung

Ebenso wertschätzt Dr. Spörl auch die sehr gute Betreuung vor, während und nach der Umstellung auf CGM Z1.PRO: Exzellente Beratung ohne jeden Druck erhielt die Praxis durch die Vertriebsmitarbeiterin Christine Haetscher.

Ausschlaggebend dafür, sich für CGM Z1.PRO zu entscheiden, waren für ihn – „und trotz der nicht unerheblichen Kosten“ – vor allem

• die schlanke Optik und Programmführung von CGM Z1.PRO
• die komplette Abbildung aller sechs bisher genutzten Programme in einem einzigen System,
• die Tatsache, dass CGM Z1.PRO darüber hinaus viele weitere Möglichkeiten bietet.

Die Umstellung: Eine Herausforderung für alle

Um mit der neuen Software einen „sauberen“ Neustart zu erreichen und einen klaren Schnitt für die Buchhaltung und den Jahresabschluss zu ermöglichen, war das Ziel, die Umstellung vor dem Jahreswechsel abzuschließen. Damit mussten alle Fälle aus dem Jahr 2021 trotz der vollen Betriebslast während der Weihnachtszeit abgerechnet sein.

Der reale Umfang der Umstellung, also die Feinabstimmung von Soft- und Hardware und die Datenübernahme der sechs unterschiedlichen System-Altanbieter war dann wesentlich größer, als von der Praxis vermutet. Das galt ebenso für den doppelten Arbeitsaufwand bei der Integration der ‚alten‘ Behandlungspläne in das neue System CGM Z1.PRO. Rund eine Woche musste die Zahnarztpraxis aufgrund von Installationsarbeiten und Einweisungskursen insgesamt schließen. Der größte Teil der Software-Umstellung war jedoch bei laufendem Praxisbetrieb möglich.

Mitarbeiterteam schätzt die Entlastungen

Trotz anfänglicher Skepsis schätzen heute alle Praxismitarbeiter die Entlastungen, die sich durch die Nutzung von Modulen wie CGM Z1.PRO ZE, KFO, den Ablaufassistenten oder auch durch „CLICKDOC“ ergeben.  Der Mehrwert zeige sich schon nach ca. sechs Monaten: „Durch die ständigen Anpassungen an unsere individuellen Bedürfnisse gibt es immer wieder einen Schub. Gerade die Katalog-/Komplex- und Gebührenanpassungen sind sehr einfach gestaltet und aus jeder Ebene heraus erreichbar – nach meiner Meinung liegt hier der entscheidende Vorteil von CGM Z1.PRO gegenüber der Konkurrenz.“

Dabei hat Dr. Spörl auch die Überforderung seines alten Anbieters speziell im Bereich der Telematik noch im Kopf: „Nach meiner Meinung ist CGM Z1.PRO/CGM hier federführend. Gerade das jetzt eingeführte EBZ ist schön integriert. Was mir besonders gefällt, ist, dass im Hintergrund immer weiter an neuen Lösungen für Altbewährtes gearbeitet wird.“