Ausgefallene Termine, aufgeschobene Behandlungen, ausgesetzte Therapien – das waren die Kernprobleme vieler Zahnarztpraxen in den vergangenen, von der Corona-Pandemie geprägten, Monaten. Dort anzuknüpfen, wo zahlreiche Patienten vor den „Lockdowns“ aufgehört hatten, ist nun die Herausforderung, wenn es um Umsatzsicherung und Honoraroptimierung geht.

Entscheidende Bausteine für die Sicherstellung der geplanten Behandlungen und Versorgungen sind dabei Heil- und Kostenpläne (HKP) und die Aufgabe, diese auch wie ursprünglich verabschiedet umzusetzen.

HKP-Realisierungsquoten zeigen klare Optimierungspotenziale

Gerade in der aktuellen Situation ist der Überblick über die möglicherweise bereits in den Jahren 2018 oder 2019 erstellten Heil- und Kostenpläne schnell verlorenen gegangen. Patienten entscheiden sich für einen der möglichen Behandlungsabläufe, möchten diesen vom entsprechenden Kostenträger genehmigen lassen – und vereinbaren im Anschluss doch keinen Folgetermin. Auch wenn dies ein Problem ist, das bereits vor der Pandemie bestand – und natürlich auch anschließend weiter bestehen wird, wenn ihm nicht entschlossen entgegengetreten wird –, hat die Coronapandemie das ihre dazu beigetragen, dass die HKP-Realisierungsquote in zahlreichen Praxen dramatisch gesunken ist.

Die Erfahrung zeigt, dass die Mehrzahl der Praxen die eigene HKP-Realisierungsquote nicht kennt. Diese liegt im Durchschnitt bei lediglich 50 Prozent. Das bedeutet im Umkehrschluss zum einen, dass die Hälfte aller Heil- und Kostenpläne vergeblich geschrieben werden und somit einen ergebnislosen Arbeitsaufwand bedeuten. Zum anderen, dass der Umsatz, den eine Praxis durch planmäßig umgesetzte HKP generiert, durchschnittlich um 50 Prozent höher ausfallen könnte. Dies würde eine signifikante Gewinnsteigerung mit sich bringen.

HKP-Recall – Patientenkommunikation ist der erste Schritt

Die richtige Patientenkommunikation ist in vielen Bereichen des Praxisalltags der Schlüssel zum Erfolg, so auch bei einer guten HKP-Realisierungsquote. Schon geringer zeitlicher Aufwand in der Kontaktaufnahme mit den Patienten kann ein fünfstelliges Umsatzplus zur Folge haben. Hierbei sind ein guter Überblick über die geschriebenen Heil- und Kostenpläne sowie ein erfolgreiches Kommunikationsmanagement in der Praxis die Grundvoraussetzungen.

Neben der Vermeidung von Honorarverlusten der Praxis steht zudem das gesteigerte Serviceempfinden der Patienten. Indem Praxen sich mit Ablehnungsgründen und dem möglichen Verstreichen der Genehmigungsfristen der HKP durch die Krankenkassen aktiv auseinandersetzen, stärken sie das Vertrauen ihrer Patienten in die Zahnärztin/den Zahnarzt und das Team.

Die optimale Kommunikation sollte dabei immer individuell auf einzelne Patienten abgestimmt sein. Fortbildungen zum Thema Kommunikation in der Praxis bereiten umfassend auf die vielseitigen Anforderungen vor, die gewinnbringende Patientengespräche an das Praxisteam stellen.

Einreden fundiert gegenübertreten

Die erfolgreiche Umsetzung eines Heil- und Kostenplans hängt jedoch noch von einem weiteren Faktor ab: Private Kostenträger bringen immer wieder Einreden gegen die geschriebenen Heil- und Kostenpläne hervor, die eine unkomplizierte Umsetzung verhindern und gerade Patienten, die rein privat oder privat zusatzversichert sind, verunsichern können. Factoringdienstleister mit einem umfangreichen Leistungsangebot wie BFS health finance unterstützen hier bestmöglich. Mit fundierten Stellungnahmen zu den Einreden der privaten Kostenerstatter sorgen sie so nicht nur für die Sicherung, sondern die sukzessive Steigerung der Praxisumsätze. Mandanten können bei der Umsetzung von Heil- und Kostenplänen im vollen Umfang auf den Partner BFS als zuverlässigen Zahlungsstrommanager setzen.

Weitreichendes Expertenwissen im Bereich Gebührenrecht ist hierfür unerlässlich. Die Spezialisten des Erstattungsservice von BFS health finance verfügen über eine tiefgreifende Expertise und erstellen für Mandanten gebührenrechtliche Stellungnahmen.

Teilzahlungsangebote eröffnen neue Möglichkeiten

Der häufigste Grund, weshalb Heil- und Kostenpläne von den Patienten doch nicht wie geplant verfolgt werden, ist und bleibt aber der finanzielle Aspekt. Vielen Patienten ist die Behandlung auch nach Optimieren des Leistungsbescheids subjektiv schlicht zu teuer, der Eigenanteil zu hoch. Trotz der fachkundigen Unterstützung der Erstattungsspezialisten des Factoringdienstleisters übernehmen Krankenkassen häufig nicht die vollen Kosten einer geplanten Behandlung. Vor allem langfristig angesetzte Heil- und Kostenpläne können so für die Patienten kostenintensiv ausfallen.

Praxen, die mit einem Factoringdienstleister zusammenarbeiten, haben auch hier einen entscheidenden Vorteil: Sie können ihren Patienten attraktive Teilzahlungsangebote machen und so eine hochwertige zahnmedizinische Versorgung bezahlbar gestalten. Der Patient muss nicht mehr entscheiden, ob er sich die Behandlung leisten kann, sondern ob er sie sich leisten will. Hier wiederum haben Praxis- und Behandlerteam einen Ansatzpunkt zur umfassenden Aufklärung über die Vorteile der im HKP festgelegten Behandlungsschritte.

Unkomplizierte Ratenzahlungen, begleitet von einem exzellenten analogen und digitalen Service, werden so zum Schlüssel für das Steigern der HKP-Realisierungsquote.

Mit diesem umfangreichen Unterstützungspaket führt die Zusammenarbeit mit einem Factoringspezialisten wie BFS health finance langfristig zu gesichert steigenden Umsätzen und zufriedenen Patienten. Weitere Informationen dazu gibt es auf der Internetseite meinebfs.de.

Als Premium Partner des Deutschen Zahnärztetags begleitet BFS Health Finance seit mehreren Jahren Zahnärztinnen und Zahnärzte im „Netzwerk der Kompetenzen“ im Bereich „Abrechnungslösungen & Service“. Auch in diesem Jahr unterstützt das Unternehmen den online stattfindenden Wissenschaftlichen Kongress des Deutschen Zahnärztetags „Herausforderungen“. Am Freitagnachmittag ist das Unternehmen mit einem eigenen Vortrag im Programm der Premium Partner vertreten.. Ein Porträt des Unternehmens lesen Sie hier: „Den Zahnarzt entlasten und den Praxisalltag vereinfachen“.