Bei den Anbietern von Praxisverwaltungssystemen und Software für Zahnarztpraxen herrscht seit einigen Jahren Hochbetrieb, müssen doch zusätzlich zu den Aktualisierungen in den zahnärztlichen Leistungsbereichen zahlreiche neue Vorgaben und Anwendungen aus der Gesundheitstelematik in die Software umgesetzt und in den Praxen implementiert werden.

Einen kleinen Einblick in diese Bereiche, aber auch in die Herausforderungen durch die Corona-Pandemie und den damit verbundenen Digitalisierungsschub bei vielen Anwendern gab es auf der Pressekonferenz der CGM Dentalsysteme Koblenz Mitte Februar. Geschäftsführerin Sabine Zude und Michaela Bicker, Leiterin Vertriebsmarketing, stellten im Zoom-Webinar aktuelle Entwicklungen und Unterstützungsangebote für die Anwender vor.

Direkte Hilfe für die Zahnarztpraxen in der Pandemie war das kostenfreie und schnelle Implementieren des Corona-Anamnesebogens für Patienten in das PVS, wie er vom Institut der Deutschen Zahnärzte bereitgestellt wird. Der Anamnesebogen enthält eine Statusanzeige, sodass für alle Mitarbeiter sofort ersichtlich ist, wie der aktuelle Bearbeitungsstand beim Patienten ist.

Patientenberatungstool mit neuer App

Das auch als App verfügbare Patientenberatungstool in Z1 wurde um die neuen Hilfsmittel erweitert, die App ist jetzt auch leichter einzusetzen. Wie Zude auf Nachfrage erklärte, sind die App-Anwendungen bei CGM so gestaltet, dass sie auch konform zur neuen IT-Sicherheitsrichtlinie in der Praxis genutzt werden können.

Ablaufassistent entlastet im Praxisalltag

Neu ist der CGM Z1.PRO Ablaufassistent, der das Team im stressigen Praxisalltag entlasten soll. In Zeiten von Mitarbeiterwechsel, personellen Engpässen, unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen oder wegen unvorhergesehener Ereignisse am Arbeitstag kann die Koordination aller Aufgaben eine Herausforderung sein oder Fehlerquellen bergen – und erfordere immer wieder aufs Neue Zeit für Einarbeitung oder Absprachen. Zeit, die weniger für das Wesentliche zur Verfügung steht: die Patienten. Hier könne ein „digitaler Mitarbeiter“ wie der CGM Z1.PRO Ablaufassistent unterstützen und einen Mehrwert in der Prozessoptimierung bieten.

Digitales Tool bildet Arbeitsabläufe Schritt für Schritt ab

In vielen Zahnarztpraxen sind die einzelnen patientenbezogenen Behandlungs- und Verwaltungsabläufe auf die Praxismitarbeiter abgestimmt: Ob Assistenz-Zahnarzt, Dentalberaterin, Rezeption und Verwaltung, Vorbereitung der Behandlungszimmer, Stuhlassistenz oder Hygieneaufgaben – jede Fachkraft hat ihren bestimmten Zuständigkeitsbereich, für dessen reibungslosen Ablauf sie täglich verantwortlich ist. Und davon ist wiederum das Gesamtpraxisgeschehen abhängig. Das wird insbesondere dann aufwendig, wenn etwa Mitarbeiterwechsel erfordern, dass Aufgaben und Arbeitsprozesse immer wieder neu erklärt werden müssen oder Priorisierungen neuen Mitarbeitern noch nicht ersichtlich sind. Hier kann der CGM Z1.PRO Ablaufassistent unterstützen: Über das Modul haben Praxisinhaber die Möglichkeit, genau diese individuellen Abläufe in der Praxissoftware für unterschiedliche Aufgaben schriftlich festzulegen und damit zu systematisieren und – auch für neue Mitarbeiter – nachvollziehbar zu machen.

MIt dem Ablaufassistenten alle Aufgaben im Team im Blick
CGM Dentalsysteme

Offene Aufgaben werden angezeigt.
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Das Ergebnis: strukturiertes und zeiteffizientes Arbeiten

So wird auf einen Blick klar: Wer hat bis wann was, in welcher Reihenfolge zu erledigen? Wie lange darf es dauern und was hat Vorrang? Der jeweils zuständige Mitarbeiter kennt den Arbeitsablauf exakt und kann diesen Schritt für Schritt abarbeiten. Den aktuellen Stand der einzelnen Aufgaben zeigen Ampelsymbole in der Software an. So passieren weniger Fehler, alle Arbeitsschritte werden reibungslos und zum richtigen Zeitpunkt dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen und können direkt aus dem Modul erledigt werden – eine echte Arbeitserleichterung, die nicht nur den Praxisinhaber*in entlasten, sondern auch das Praxismanagement.

Spezial-Edition von Z1 für Anwender von Zahn 32

Zweiter großer Punkt des Vortrags von Sabine Zude war die Telematikinfrastruktur. Die vielen neuen Anwendungen und Anforderungen sind nicht nur eine stete Herausforderung für die Praxen, auch die Softwareunternehmen sind hier ständig gefordert. Nicht alle schon lange am Markt befindlichen und kleineren Anbieter können das noch leisten, gerade bei den von Zahnärzten vor Jahrzehnten noch selbst entwickelten Programmen. So hat CGM dem Gründer von Zahn32 und den rund 580 Anwendern des Programms das Angebot gemacht, kostenfrei auf eine spezielle Z1.Pro Z 32-Software-Edition umzusteigen. Diese Edition sei für die Umsteiger einfacher und intuitiver zu bedienen als die Vollversion von Z1, biete aber gegenüber Zahn 32 zahlreiche neue Tools inklusive der neuen TI-Anforderungen und vor allem einen entsprechenden Kundensupport und Service, so Zude.

Jetzt auf nächste Stufe der TI vorbereiten

Zude empfiehlt den Zahnärzten, sich jetzt auf die nächste Stufe der TI-Anwendungen vorzubereiten. CGM stelle nicht nur die nötigen Updates für die KoCoBox Med+ zur Verfügung, auch die Softwareupdates für die Nutzung der Anwendungen für die sichere „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) in der TI würden jetzt ausgerollt. Anwender sollten sich jetzt ihre KIM-Mailadressen sichern, um künftig diese Kommunikation auch nutzen zu können. So wird unter anderem die Abrechnung mit den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen in Zukunft über KIM laufen. Alle TI-Teilnehmer können jetzt im CGM KIM-Onlineshop (www.ti-kim.de) individuelle KIM-Adressen und Postfächer bestellen.

Kosten für Updates an Erstattungsbeträgen orientiert

Das Notfalldatenmanagement, kurz NFDM, ist für Zahnärzte bereits kostenfrei in Z1.Pro mit einem workflowoptimierten NFDM-Modul integriert, allerdings dürfen Zahnärzte diese Daten nur lesen. Die Updates für die weiteren neuen TI-Anwendungen seien dann auch wegen des Programmieraufwands nicht mehr kostenfrei, so Zude auf Nachfrage von Quintessence News. Allerdings handele die KZBV für diese neuen Anwendungen mit dem GVK-Spitzenverband entsprechende Erstattungsbeträge aus, an denen sich die Kosten für die Updates orientieren werden.

Ident-Verfahren für den eHBA beim Außendienst möglich

Viele Praxen noch strukturell analog unterwegs

Nach wie vor seien trotz TI-Anbindung viele Praxen strukturell analog unterwegs. Die CGM Dentalsysteme unterstütze beim Schritt in die Digitalisierung. Für den Anschluss an die TI bietet sie alle Hard- und Softwarelösungen sowie Support aus einer Hand, wovon in den vergangenen Jahren tausende Einrichtungen profitieren konnten. Das Ziel: Die Patientenversorgung stetig zu verbessern und Praxisabläufe für Zeit- und Ressourceneffizienz zu optimieren.

Sicherer KIM-Fachdienst

Übergangsfrist für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Neben NFDM und KIM stehe auch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) steht in den Startlöchern. Zahnärzte sind gemäß dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verpflichtet, ab Januar 2021 Arbeitsunfähigkeitsdaten via TI unmittelbar elektronisch an die zuständige Krankenkasse zu schicken. Doch die notwendige Technik steht derzeit noch nicht flächendeckend bereit, weshalb eine Übergangsregelung nun vorsieht, dass die eAU ab dem 1. Oktober 2021 zwingend erforderlich wird.

Wie die eAU funktioniert

Für die sichere digitale Übermittlung sind neben einem E-Health-Konnektor und der Kommunikation im Medizinwesen auch ein eHBA zur Signatur der Daten notwendig. Die CGM hat in Vorbereitung auf die Einführung der eAU bereits jetzt den Zugriff auf den ICD-10-Katalog zur Verfügung gestellt. Um die Umstellung zu vereinfachen, hat die KZBV einen Auszug mit den für die Zahnarztpraxis relevanten Codes aus dem Gesamtkatalog des ICD-10 erarbeitet sowie ein Schlagwortverzeichnis erstellt, welches für die in der Praxis häufig vorkommenden Freitextdiagnosen mögliche Kodierungen vorschlägt. Ab 1. Juli 2022 sollen die Krankenkassen zur elektronischen Weiterleitung der AU-Daten an die Arbeitgeber verpflichtet werden. Der Patient bekommt vorläufig weiterhin einen Ausdruck für seine Unterlagen.

Investitionen, die sich wirtschaftlich auszahlen

Durch Förderungs- und Abschreibungsmöglichkeiten profitiert die Branche gleich mehrfach von Investitionen in die Digitalisierung: Wer in 2021 investiert, kann zum Beispiel noch die vom deutschen Staat geltende degressive Abschreibung nutzen. Diese Variante ist im Gegensatz zur linearen Abschreibung 2,5-fach höher. Praxen, die bereits an die TI angeschlossen wurden, erhalten seitdem für den eHBA eine Förderpauschale pro Zahnarzt und Quartal.

CGM baut Online-Angebote aus

Ausgebaut wird bei CGM auch das Service- und Fortbildungsangebot rund um die digitale Zahnarztpraxis, wie Michaela Bicker ausführte. Wer seine Praxis bereits gut digital aufgestellt hatte, habe in der Corona-Pandemie profitiert, so CGM. Die klaren Gewinner der Krise seien Zahnarztpraxen, die bereits digitalisiert sind und sich dank optimierter Praxisabläufe durch digitale Tools auf das Wesentliche konzentrieren können. Neben innovativen Hard- und Software-Lösungen für die dentale Praxis unterstütze man die Praxen in der Digitalisierung auch mit einem breiten Angebot an Schulungs- und Serviceleistungen, das jetzt mit neuen Online-Seminaren noch weiter ausgebaut wird. Dazu gehört auch der neu gestaltete und optimierten Web-Auftritt (www.cgm-dentalsysteme.de), der jederzeit über Neuigkeiten und Wissenswertes rund um ihre Praxissoftware informiert.

Online-Weiterbildung: Themen am Puls der Zeit

Nicht erst seit der Corona-Krise setzt die CGM Dentalsysteme auf Online-Seminare zur Fortbildung von dentalen Praxisteams. Gerade jetzt ermöglichten sie es, freie Zeit auch in Zeiten von Kontaktbeschränkungen oder gar Lockdown effizient zu nutzen. Mit Blick auf die Herausforderungen der Krise setzten die Online-Seminare den inhaltlichen Schwerpunkt auf ein Thema, das aktueller nicht sein könnte: Hygienisches Arbeiten.

Termine der Online-Seminare 2021 im Überblick:
•    9. Juni: Hygiene in der Zahnarztpraxis Teil 1
•    29. September: Hygiene in der Zahnarztpraxis Teil 2
•    20. Oktober: Perfekte Hygienedokumentation
•    24. November: Behördliche Praxisbegehung Teil 1
•    15. Dezember: Behördliche Praxisbegehung Teil 2
Alle Informationen sowie Anmeldelinks zu den einzelnen Seminaren finden sich immer aktuell unter: https://www.cgm-dentalsysteme.de/events/cgm-events/.

Neben den Hygiene-Seminaren sind weitere Themen für das ganze Jahr geplant, darunter etwa Praxisabgabe sowie eine Seminarreihe zur Praxis-Optimierung, die sich sowohl betriebswirtschaftlichen Kennzahlen als auch Praxismarketing und -organisation widmet.

Die Angebote würden zudem stärker auf die Zielgruppen zugeschnitten, so Bicker. Junge Praxisgründer hätten andere Anforderungen, sie befassten sich erst im zweiten Schritt mit der Optimierung der Software. Hinzu kommen Services wie die praxisvalidierte Hardware, das geschulte Personale und die Unterstützung zum Beispiel bei der neuen IT-Sicherheitsrichtlinie.

Höhere Nachfrage nach zusätzlichen digitalen Tools

Insgesamt habe es 2020 eine deutliche höhere Nachfrage aus den Praxen nach zusätzlichen digitalen Tools für den Austausch der Teams untereinander, zu Hygiene, zur Online-Terminvergabe und zu Online-Videosprechstunden gegeben. Auch der Partner WinLocal, der seit Ende 2019 die CGM-Kunden zu besonderen Konditionen dabei unterstütze, das Praxismarketing zu optimieren, habe eine höhere Nachfrage verzeichnet.

(mit Material vom CGM Dentalsysteme)